BASE DE DATOS
Organización de la Base de Datos

ARCA asumió la tarea de crear una base de datos especial para el registro de los diferentes tipos de documentos que custodia, diseñada con la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) para posibilitar el intercambio internacional como miembro de ICAM e ICASAR.
El programa utilizado es el File Maker pro 5.
ARCA asumió la tarea de crear una base de datos especial para el registro de los diferentes tipos de documentos que custodia, diseñada con la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) para posibilitar el intercambio internacional como miembro de ICAM e ICASAR.
El programa utilizado es el File Maker pro 5.
La base de datos está organizada en tres fichas relacionadas: AUTORES, OBRAS y DOCUMENTOS que corresponden a los niveles de descripción de la norma: fondo, serie y unidad documental.
La ficha AUTORES describe el perfil del autor y el listado completo de obras.
La ficha OBRAS, que las describe individualmente, contiene además datos genéricos y abarca distintas disciplinas: ARQUITECTURA, URBANISMO, MUEBLES, DISEÑO GRAFICO y DISEÑO TEXTIL. Los datos específicos de cada obra se emiten de acuerdo a la estructura de cada una de las disciplinas mencionadas.
La ficha DOCUMENTOS, contiene datos genéricos de cada tipo de los cinco documentos existentes en las colecciones: PIEZA ESCRITA, DOCUMENTACION GRAFICA, FOTOGRAFIA, GRABACION y MAQUETA que a su vez especifican las particularidades de cada pieza registrada.
Se ha puesto especial énfasis en el carácter testimonial de la emisión de datos, productos de un cuidadoso análisis e investigación que garantiza la verosimilitud de la información.
Cada ficha es una selección de los campos correspondientes según el orden numérico que especifica la Norma ISAD(G). Algunos campos se repiten en las tres fichas mencionadas: AUTORES, OBRAS y DOCUMENTOS. El objetivo es describir los mismos temas en diferentes escalas de aproximación, de modo que el contenido de cada campo se muestra dividido en tres niveles sin que se repita la información.
Una premisa inicial de la base de datos es la síntesis visual, condición prioritaria para facilitar la comprensión y la búsqueda. Por lo tanto, el conjunto de indicadores seleccionados --que caracterizan un AUTOR, una OBRA o un DOCUMENTO-- intentan lograr la descripción técnica necesaria para una lectura abarcadora, homogénea y veloz de cada tema en una sola ficha. Para reforzar éste concepto las pantallas se identifican mediante tres únicos colores.
El sentido de la navegación es libre, se puede acceder por cualquiera de las fichas y la búsqueda se puede realizar a través de todos los campos.
En los casos en los que la estructura de la base lo permitía, se utilizaron menús de opciones para las descripciones con la intención de agilizar el ingreso de datos y evitar errores de escritura.
El glosario de términos utilizados en materia archivística pertenece a la Red Vitrubio.